二是對高風(fēng)險和專(zhuān)業(yè)性強的行業(yè),應充分考慮審核組的能力要求,特別是審核組長(cháng)和專(zhuān)業(yè)審核員的安排,防止由于審核組能力不足而造成的審核風(fēng)險。
三是審核組長(cháng)制定審核計劃時(shí),應特別注意對以下事項做出合理安排:資源(人員、時(shí)間等)配置上保證對關(guān)鍵過(guò)程、重點(diǎn)區域審核的充分性,抽樣方案的合理性,必要的內外部溝通。
四是正式現場(chǎng)審核前,審核組長(cháng)應安排審核組的內部溝通,一方面將前期(或一階段審核)了解的重要信息予以傳達,使審核組成員明確審核重點(diǎn)及注意事項,另一方面由專(zhuān)業(yè)審核員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)引導,指出審核重點(diǎn)、法律法規的要求及審核風(fēng)險所在。
提高現場(chǎng)審核的有效性,防止審核不充分帶來(lái)的審核風(fēng)險
1.應注意對審核的全局掌握。QMS審核大多在審核前不進(jìn)行現場(chǎng)預訪(fǎng)問(wèn)??尚袝r(shí),現場(chǎng)審核前審核組長(cháng)應安排審核組實(shí)施以生產(chǎn)現場(chǎng)為主的現場(chǎng)觀(guān)察,了解受審核方的產(chǎn)品、設備水平、產(chǎn)品先進(jìn)性、生產(chǎn)環(huán)境等,有助于對審核風(fēng)險、審核重點(diǎn)的判定,特別是當審核組長(cháng)為非專(zhuān)業(yè)審核員時(shí),更有利于對全局的掌控,及時(shí)發(fā)現審核計劃的偏差并予以調整。
2.審核組長(cháng)應依據計劃的安排組織內部溝通,就可能產(chǎn)生的審核風(fēng)險及其防范進(jìn)行討論。
3.應進(jìn)行科學(xué)、合理的抽樣,確保樣本的代表性。抽樣時(shí)應獨立、客觀(guān),不輕易接受受審核方的送樣。應考慮產(chǎn)品的覆蓋面,樣本的區域、時(shí)間分布,樣本量的大小等。當發(fā)現不合格線(xiàn)索時(shí)可適當擴大抽樣,盡可能將抽樣帶來(lái)的不確定性降至最小。
4.要關(guān)注法律法規的遵守情況。
關(guān)注產(chǎn)品質(zhì)量標準。當組織的產(chǎn)品有適用的國家標準或行業(yè)標準時(shí),其產(chǎn)品應符合這些標準的要求,否則必須明確執行何種標準/規范。
關(guān)注產(chǎn)品的出廠(chǎng)檢驗、型式試驗是否符合法規要求。
法律法規的符合性是EMS、OHSAS審核的重點(diǎn),也是最主要的風(fēng)險點(diǎn),應給予重點(diǎn)關(guān)注。應從作業(yè)文件的充分性、運行記錄的真實(shí)性、人員資格、設施維護、異常情況的應急響應等判斷抵御風(fēng)險的能力。
慎對不符合法規情況的處置。如:對有超標排放現象,需關(guān)注是否有對緊急情況的處理能力,并啟動(dòng)了應急預案;環(huán)保部門(mén)是否了解,其處置意見(jiàn)如何,受審核方如何落實(shí);是否分析了原因,采取了糾正措施,并得到了環(huán)保部門(mén)的認可,效果如何等。無(wú)論如何,應跟蹤其直至達標,否則不能輕率地做出通過(guò)認證或保持證書(shū)的決定。
5.關(guān)注受審核方的重大事故信息,包括質(zhì)量、環(huán)境、安全等方面的。一方面關(guān)注事故的影響程度(導致的后果、公眾的關(guān)注度等);另一方面應關(guān)注其發(fā)生的原因、有無(wú)啟動(dòng)應急措施、隨后所采取的糾正措施、措施的實(shí)施效果、近期有無(wú)類(lèi)似事故再發(fā)生等。
6.進(jìn)行必要的延伸審核。把實(shí)施審核的范圍適當延伸到不包含在認證范圍的相關(guān)活動(dòng)或接口部分,盡可能避免后續的連帶風(fēng)險。
7.識別受審核方的行為風(fēng)險,如管理層的素質(zhì)及對管理體系的重視程度、員工素質(zhì)及參與體系的程度、企業(yè)文化、主要管理人員和技術(shù)人員的穩定性、產(chǎn)品的銷(xiāo)售范圍、生產(chǎn)和服務(wù)環(huán)境,行業(yè)地位影響及產(chǎn)品的先進(jìn)性、組織效益、公眾的關(guān)注程度,行政機構的監管力度等。
8.重視對證書(shū)、標志使用的審核。武漢晨鳴漢陽(yáng)紙業(yè)股份有限公司污水超標排放被媒體曝光一例中,認證機構的審核報告和認證證書(shū)上均明確了審核范圍(限制在二廠(chǎng)相關(guān)活動(dòng)范圍內),但該組織在提供給媒體的宣傳信息中稱(chēng)本組織通過(guò)了ISO14001認證,這種不實(shí)報道誤導了公眾。實(shí)際審核中,對獲證組織證書(shū)和標志使用情況的了解往往流于形式或限于口頭交流,有必要加強對證書(shū)和標志使用各個(gè)環(huán)節的審核。
9.審核組在做出審核結論前,應對受審核方涉及的重大風(fēng)險特性進(jìn)行綜合評價(jià),依據認證認可準則,對受審核方管理體系做出客觀(guān)、全面的評價(jià)。當有充分的證據證明其不能滿(mǎn)足法律法規或顧客的要求,或糾正措施未能在規定的時(shí)間內完成時(shí),則不能輕率地做出通過(guò)認證或繼續使用證書(shū)的決定。
總之,審核風(fēng)險存在于審核活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節。作為一名審核員,只要樹(shù)立高度的風(fēng)險意識,嚴格執行審核準則和審核員行為規范,充分識別可能的審核風(fēng)險并加以控制,還是能夠較為有效的規避審核風(fēng)險的。
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