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    行業(yè)同仁手把手教你怎么做現場(chǎng)審核記錄
    時(shí)間: 2023-08-24 09:24 瀏覽次數:115
    行業(yè)同仁手把手教你怎么做現場(chǎng)審核記錄,公司質(zhì)量管理體系建立并運行已達7年,期間經(jīng)歷了大大小小無(wú)數次的內外部
    行業(yè)同仁手把手教你怎么做現場(chǎng)審核記錄,公司質(zhì)量管理體系建立并運行已達7年,期間經(jīng)歷了大大小小無(wú)數次的內外部審核,也培訓和煅練了很多質(zhì)量體系內審員。審核記錄是審核員在現場(chǎng)審核中的一項基本工作,相信對所有內審員來(lái)說(shuō)都不陌生。

    作為公司標準質(zhì)量管理人員,筆者認為審核記錄的好壞,不僅直接關(guān)系到一次質(zhì)量管理體系審核的質(zhì)量,也體現了一名審核員把握現場(chǎng)審核的能力。那么如何做好現場(chǎng)審核記錄,提高審核質(zhì)量呢?

    對此,筆者將自己在此項工作中的一些心得、經(jīng)驗作了收集整理,以供大家參考。

    一、公司質(zhì)量管理體系審核記錄中普遍存在的問(wèn)題

    由于公司內審員都是兼職身分,平常各自工作繁忙,對質(zhì)量審核工作接觸、了解不多,往往也就是在每年一次的公司質(zhì)量管理體系內審中才會(huì )編制檢查表,記錄審核情況,因此難免會(huì )因不熟悉標準條款要求,現場(chǎng)取證經(jīng)驗不足,在審核技巧或現場(chǎng)把握能力等方面存在一些問(wèn)題。

    從公司近幾年質(zhì)量體系內審的審核記錄來(lái)看,主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題:

    1、記錄內容與標準條款要求有所偏離,不夠準確。如:“內部溝通” 的審核,常見(jiàn)記錄內容是“經(jīng)常溝通,非常有效”。

    2、記錄內容有判斷無(wú)事實(shí),即記錄中有明確的“符合要求”的結論,但無(wú)事實(shí)依據。如:“職責、權限的劃分”審核,記錄內容是“問(wèn)XXX,回答正確?!贝鸬氖鞘裁磪s無(wú)從知曉,根本無(wú)法判定是否符合標準要求。

    3、記錄過(guò)于簡(jiǎn)單,缺少實(shí)際內容,無(wú)法作為認證決定的依據。如:“顧客滿(mǎn)意”的審核,記錄內容是“有采集記錄及分析結果,需提交公司領(lǐng)導?!?/p>

    二、審核記錄的作用

    根據國標中質(zhì)量管理相關(guān)標準的闡述,審核記錄的作用可概括為記錄審核證據、記錄審核發(fā)現、為審核結論和認證決定提供支持依據三個(gè)方面。

    因此,要滿(mǎn)足以上要求,審核記錄應包括足夠的細節,使它能反映受審核方質(zhì)量管理體系的運行情況,判斷認證標準中的各項要求是否得到有效實(shí)施。

    記錄中應記有每個(gè)符合的審核發(fā)現及其支持的證據和每個(gè)不符合的審核發(fā)現及其支持的證據,用以支持認證決定的判斷。

    在審核工作中,按照每一次的審核計劃,審核總體時(shí)間是一定的,審核記錄占用時(shí)間的多少會(huì )直接影響到其它審核活動(dòng)的時(shí)間用量。作為審核員,只有明確了審核記錄的作用,才能更好地把握審核記錄的詳略程度,從而找到審核記錄與其它審核活動(dòng)的時(shí)間平衡點(diǎn),切實(shí)提高現場(chǎng)審核的有效性和效率。

    三、審核記錄的記錄原則

    從審核記錄的作用,我們可知審核記錄應表述審核證據和審核發(fā)現。但審核證據如何界定?審核證據和審核發(fā)現又該記到什么程度呢?

    在每一次的審核中,我們會(huì )接觸到大量的信息。許多信息與審核目的、范圍、準則有關(guān),但也有的信息與審核目的、范圍、準則無(wú)關(guān),后者不是審核證據,前者如果未經(jīng)證實(shí)也不是審核證據,凡是不屬于審核證據的信息則是不需要記錄的。

    因此,審核證據和審核發(fā)現的記錄應堅持以下原則:

    1、反映抽樣量。

    審核是通過(guò)適當的抽樣進(jìn)行的,比如抽查了多少文件、記錄,觀(guān)察了多少活動(dòng)、產(chǎn)品實(shí)物、工作現場(chǎng)等。適當的抽樣,就是審核所獲得的樣本量對總體應有一定代表性。抽樣量太少,則不具備代表性或可信度不高。

    為表明抽樣量對審核結論和認證決定的支持,審核員在現場(chǎng)審核時(shí)應首先詢(xún)問(wèn)抽樣對象在審核期內的總量,再根據3%-5%的貫例決定抽樣量,并在審核記錄中詳細記錄,以明確反映審核抽樣的情況。

    2、有可重現、可追溯性。

    證據的一個(gè)重要屬性是“真實(shí)”性,審核記錄所反映的審核證據必須是真實(shí)存在的,具有可重現性,如果由他人重新審核,完全可再次查到。因此,審核員在現場(chǎng)審核中與員工、其他人面談時(shí),要記下有關(guān)人員的姓名、所屬部門(mén);審核文件、記錄時(shí),要記下有關(guān)文件名稱(chēng)、記錄的編號;檢查儀器、設備時(shí),要記下有關(guān)儀器、設備的編碼/編號。

    3、要適度簡(jiǎn)明扼要。

    實(shí)際審核經(jīng)驗告訴我們,現場(chǎng)審核必須嚴格控制記錄的時(shí)間,以便能利用更多的時(shí)間來(lái)進(jìn)行審核調查。

    四、審核記錄的一些具體方法

    在審核工作中,通常運用“問(wèn)、查、看”的方式進(jìn)行審核。對照不同方式,結合以往的審核經(jīng)歷,筆者大致總結、歸納出一些通用的記錄方法。

    (一) 通過(guò)詢(xún)問(wèn)、交談方式進(jìn)行審核的記錄方法:

    1、 記錄回答、交談?wù)叩男彰?、職?wù)和所屬部門(mén)(審核證據);

    2、 記錄回答問(wèn)題的要點(diǎn)、主要內容(審核證據);

    3、 記錄對回答問(wèn)題、交談內容的判斷結論(審核發(fā)現)。

    (二) 通過(guò)查閱方式進(jìn)行審核的記錄方式:

    1、記錄受審核人員姓名、職務(wù)和所屬部門(mén)(審核證據);

    2、記錄所抽查書(shū)面材料的名稱(chēng)和編號(審核證據);

    3、記錄所抽查書(shū)面材料的數量;

    4、記錄審核判斷結論(審核發(fā)現)。

    (三)對產(chǎn)品進(jìn)行審核的記錄:

    1、記錄產(chǎn)品所處地點(diǎn)(審核證據);

    2、記錄產(chǎn)品特征標記(審核證據);

    3、記錄審核的判斷結論(審核發(fā)現)。

    (四)對過(guò)程進(jìn)行審核的記錄方法:

    1、記錄從事/參與此過(guò)程工作人員的姓名、職務(wù)、資格(審核證據);

    2、記錄此過(guò)程工作/作業(yè)名稱(chēng)(審核證據);

    3、記錄主要工作/作業(yè)內容(審核證據);

    4、記錄審核的判斷結論(審核發(fā)現)。

    總之,進(jìn)行現場(chǎng)審核記錄時(shí),審核員應根據具體環(huán)節和審核現場(chǎng)實(shí)際情況,靈活運用各種審核記錄方法,收集記錄有效信息。同時(shí),做好現場(chǎng)審核記錄,提高現場(chǎng)審核質(zhì)量,與審核員自身的語(yǔ)言表達、溝通、文字書(shū)寫(xiě)能力也有一定關(guān)系。

    但我認為其中最關(guān)鍵的,還是審核員是否具有較高的工作責任心,是否重視審核記錄。筆者相信,只要每一個(gè)審核員都能重視做好審核記錄,不怕多寫(xiě)多練,不斷努力提高自己的審核記錄水平,就能在審核過(guò)程中準確、公正、簡(jiǎn)潔、清晰地記錄下所收集到的各種證據,使記錄真實(shí)可靠,提供符合要求的、可信的審核報告,圓滿(mǎn)完成每一次審核任務(wù)。

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