如果審核員確保組織已經(jīng)令人滿(mǎn)意的進(jìn)行了糾正，分析了不符合的原因，并采取了糾正措施，那么就會(huì )增加審核的價(jià)值，因為這樣將增大組織贏(yíng)得顧客滿(mǎn)意的可能性。
本文件針對審核中發(fā)現的不符合項的審查和關(guān)閉過(guò)程提供了指南，以幫助審核員。
審查對不符合項的答復和措施
管理體系審核員負責審查對不符合項的答復，并驗證所采取措施的有效性。
組織對不符合項的答復應當包含三個(gè)部分：
•糾正
•原因分析
•糾正措施
或
•原因分析 •糾正 •糾正措施
（注：上面給出了兩種不同的排列順序，這是因為需要根據產(chǎn)品的類(lèi)型或者不符合的具體情況選擇正確的順序。但是，在每種情況下，不符合的解決的這三個(gè)部分都是一樣的。）
1、ISO 9000對不符合、糾正和糾正措施作出了權威的定義：
不符合：未滿(mǎn)足要求
糾正：為消除發(fā)現的不符合采取的行動(dòng)
糾正措施：為消除發(fā)現的不符合或其他不期望情況的原因而采取的行動(dòng)
在發(fā)現不符合時(shí)，既需要進(jìn)行糾正，也需要采取糾正措施。
“糾正”是消除發(fā)現的不符合的行動(dòng)。例如，糾正可能包括用合格產(chǎn)品替換掉不合格產(chǎn)品，或者用程序的當前版本替換過(guò)期的版本，等等。
“糾正措施”的定義是“消除發(fā)現的不符合的原因的行動(dòng)”。要采取糾正措施，就必須先確定不符合的原因。一個(gè)組織可以采用很多方法和工具來(lái)確定不符合的原因，從簡(jiǎn)單的頭腦風(fēng)暴到更為復雜的解決問(wèn)題的系統方法（例如根本原因分析、魚(yú)刺圖、“五個(gè)為什么”等等）。審核員應當熟悉如何正確使用這些工具。糾正措施的程度和有效性取決于是否能找到真正的原因。在一些情況下，這將幫助組織找到另一區域的相似的不符合，并使之最小化。
在審查組織對不符合的答復時(shí)，審核員在接受組織的答復前，應當確認組織對所有三個(gè)部分——糾正/原因分析和糾正措施——都提供了相關(guān)的文件和客觀(guān)證據，并且這些文件和證據是適宜的。
2、審查過(guò)程中要驗證的重要方面包括
對措施的說(shuō)明是否清晰和簡(jiǎn)練？對措施的描述是否詳盡，并且準確引用了相應的具體文件或程序等？
使用過(guò)去時(shí)態(tài)（was, has or have been, were）來(lái)表示所采取的行動(dòng)已經(jīng)完成。
完成糾正措施的日期；應當查看糾正措施的日期是否是過(guò)去的一個(gè)時(shí)間，表明已經(jīng)采取了糾正措施（在將來(lái)的日期采取糾正措施不是好的做法）。
為已完全和有效地實(shí)施了糾正措施，并按照所描述的方式實(shí)施了糾正措施的聲明提供支持的證據。
此外，審核員應當驗證組織已確保糾正措施本身不造成產(chǎn)品質(zhì)量或QMS實(shí)施方面的進(jìn)一步的問(wèn)題。
應當注意，既采取糾正又采取糾正措施并非總是適宜的，可能僅進(jìn)行糾正或者僅采取糾正措施本身就已經(jīng)足夠了?？赡馨l(fā)生這樣的情況的例子如，不符合項被證明純粹是偶然發(fā)生的，再發(fā)生的概率非常低。
有效的糾正措施應當通過(guò)消除不符合的原因防止不符合的再發(fā)生。但是，糾正措施不應當與預防措施混淆。
預防措施的定義是：消除潛在的不符合或其他不期望情況的原因的行動(dòng)
應當注意，預防措施，就像其定義描述的那樣，不適用于已經(jīng)發(fā)現的不符合。但是，通過(guò)分析已經(jīng)發(fā)現的不符合的原因，有可能找到組織其他區域更大范圍內的潛在不符合，并為預防措施提供輸入。
3、關(guān)閉不符合
由于不符合在性質(zhì)上傾向于是個(gè)別的，可以使用不同方法或活動(dòng)來(lái)關(guān)閉不符合。例如，有些需要到現場(chǎng)直接進(jìn)行檢查（可能要求再追加現場(chǎng)訪(fǎng)問(wèn)），而其他可以遠程關(guān)閉（通過(guò)審查所提交的文件化證據）。
在做出同意關(guān)閉不符合的決定之前，審核組長(cháng)（如果僅有一個(gè)審核員，則指該審核員）應當審查組織在糾正/原因分析方面做了哪些工作，以及糾正措施取得了什么結果。審核組長(cháng)/審核員需要確保有客觀(guān)證據（包括支持性文件）證實(shí)所描述的糾正措施已得到了完全的實(shí)施，并有效防止了不符合的再發(fā)生。只有在這些方面令人滿(mǎn)意后，才應當關(guān)閉不符合。
