那么，怎樣才能快速準確地發(fā)現企業(yè)管理中的薄弱環(huán)節，實(shí)現增值審核，是每個(gè)審核員以及受審企業(yè)需要關(guān)注的課題。今天，想就大家一起來(lái)分享一下現場(chǎng)審核那些事
一、審核員，不是材料復印員
有同行曾總結道：審核員，不是材料收集員，更不是復印員！審核是基于審核準則的一種現場(chǎng)評估，現場(chǎng)審核要依據審核準則，對審核證據進(jìn)行評價(jià)，不能只收集，不做評價(jià)。在實(shí)際審核過(guò)程中，有的審核員的檢查表的記錄中附有大量復印件，甚至復印件頁(yè)數大大超過(guò)手寫(xiě)記錄的頁(yè)數。為什么會(huì )出現這種現象呢？
原因一：專(zhuān)業(yè)審核員不具備專(zhuān)業(yè)能力
雖然認證機構對審核員均進(jìn)行了相應的評價(jià)，對審核員的學(xué)歷和工作經(jīng)歷也提出了要求，但是有的專(zhuān)業(yè)審核員只有專(zhuān)業(yè)代碼，卻沒(méi)有專(zhuān)業(yè)能力，其審核水平、專(zhuān)業(yè)水平、文字表達水平等明顯地不能滿(mǎn)足要求。
原因二：責任心欠缺
有的審核員對收集到的證據不加分析就直接復印附上，顯然，這些都是審核員自身的責任心問(wèn)題。審核員現場(chǎng)取證時(shí)，責任心如果再強一點(diǎn)，工作再細心一點(diǎn)，是能夠發(fā)現其中存在的問(wèn)題，進(jìn)而能夠給受審核方提出一些有益的建議及改進(jìn)意見(jiàn)。
原因三：機構風(fēng)險規避
認證機構在對審核員進(jìn)行評價(jià)，以及年度教育時(shí)都會(huì )對審核員提出要求，現場(chǎng)審核時(shí)盡量不大量復印材料，只是為了規避風(fēng)險，才不得不復印留存一些必要的材料。但是實(shí)際操作中難免會(huì )存在一些問(wèn)題。
原因四：評定人員素養不足
有時(shí)，機構案卷評定人員會(huì )走神，開(kāi)出“烏龍”的審定意見(jiàn)，審核員為了避免不必要的麻煩，就把檢定證書(shū)的原件核實(shí)后復印附上。
復印一大堆資料，浪費資源且不說(shuō)，審核員和受審核方忙于復印資料，是否能有足夠的精力和時(shí)間關(guān)注受審核方體系運行的有效性，關(guān)注審核的有效性呢？
二、現場(chǎng)審核中的“六要”
在審核實(shí)踐中，有人總結出以下需要注意的環(huán)節，簡(jiǎn)稱(chēng)現場(chǎng)審核中的“六要”。
1.要關(guān)注國家標準、行業(yè)標準或其他要求
審核員不可能對所有被審行業(yè)的專(zhuān)業(yè)都熟悉，即使是專(zhuān)業(yè)審核員在審專(zhuān)業(yè)范圍內的企業(yè)時(shí)，也可能遇到許多不熟悉的情況，畢竟同行業(yè)內不同的產(chǎn)品會(huì )產(chǎn)生許多不同的標準和工藝。
審核中可關(guān)注以下問(wèn)題：
企業(yè)最終檢驗規范是否已充分考慮了國家標準、行業(yè)標準的檢測內容，有否遺漏出廠(chǎng)批次檢驗必須做到的檢測項目；
檢測方法是否與標準規定一致；
是否實(shí)施了國家標準、行業(yè)標準規定的型式實(shí)驗項目，并能出具檢測合格的證據。
2.要關(guān)注產(chǎn)品、工藝、設備或檢測方法和檢測點(diǎn)的變化
產(chǎn)品工藝設備或檢測方法和檢測點(diǎn)的變化往往會(huì )帶來(lái)控制參數或條件的變化。如事先策劃和驗證不充分，往往會(huì )引起質(zhì)量的波動(dòng)。因此審核員在審核中應關(guān)注是否有上述情況發(fā)生，以及變化后控制措施的策劃情況。由此也可以比較清楚地評估企業(yè)質(zhì)量管理體系策劃能力及控制的有效性。
3.要關(guān)注特殊、關(guān)鍵過(guò)程控制的有效性
特殊、關(guān)鍵過(guò)程控制的水平不僅是對產(chǎn)品質(zhì)量的重要反映，也是對企業(yè)質(zhì)量控制能力的一個(gè)重要反映。
審核員在審核過(guò)程應充分關(guān)注：特殊過(guò)程有否被識別，或未按特殊過(guò)程控制要求加以管理及控制的有效性。
4.要關(guān)注不合格品、退貨、返修、投訴反復出現的環(huán)節和改進(jìn)情況
觀(guān)察一個(gè)質(zhì)量管理體系對不合格品及投訴的改進(jìn)措施是對體系自我改進(jìn)、自我完善機制有效性的最好判斷方法之一。審核員在審核中不能只看內審開(kāi)了多少個(gè)不符合項以及不符合項是否已糾正，而是要關(guān)注對反復出現不合格和投訴的處理。
5.要關(guān)注受審核方與國際、行業(yè)先進(jìn)生產(chǎn)方式、發(fā)展動(dòng)態(tài)的差距
專(zhuān)業(yè)審核員對國際先進(jìn)生產(chǎn)方式以及動(dòng)態(tài)的介紹，有時(shí)會(huì )給受審核方帶來(lái)新的思路或啟發(fā)。
6.要關(guān)注企業(yè)效益及質(zhì)量成本、推動(dòng)企業(yè)以管理出效益
企業(yè)管理者最關(guān)注的問(wèn)題一般不外乎“效益”與“風(fēng)險”，審核員如能多從效益與風(fēng)險出發(fā)實(shí)施審核，就會(huì )達到增值審核的效果，受到企業(yè)的歡迎。
三、現場(chǎng)審核中的“四不要”
1.不要局限在企業(yè)提供的資料里
在為實(shí)習審核員驗證時(shí)發(fā)現，個(gè)別審核員在尋找證據時(shí)往往將自己局限在受審核方提供的資料范圍內，這樣的審核難以發(fā)現問(wèn)題。審核員在現場(chǎng)必須多看、多問(wèn)、多想，不能僅依據對方提供的資料實(shí)施審核。
2.不要輕易開(kāi)具不符合報告
審核員在正式開(kāi)出不符合報告前，應聽(tīng)取各個(gè)層面的意見(jiàn)。審核員出具書(shū)面不符合報告一定要慎重，出具前應與企業(yè)各層充分溝通，全面了解。而如果不符合事實(shí)確實(shí)存在，且對受審核方意義重大，即使受審部門(mén)或企業(yè)有爭議，審核組仍應堅持原則開(kāi)不符合報告。
3.不要只看書(shū)面文件
對相關(guān)授權機構出示的報告，審核員應予以尊重和認可，但是現場(chǎng)所見(jiàn)所聞與報告的結論明顯不一致時(shí)，審核員應細心觀(guān)察，深入調查，以減少審核風(fēng)險。
4.不要一味追求形式
一個(gè)好的管理體系應該“簡(jiǎn)單”、“有效”。特別是生產(chǎn)企業(yè)，他們應注重生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)，而個(gè)別審核員過(guò)于追求形式上的“管理方法完美”，或將其他企業(yè)的模式生搬硬套強加給企業(yè)，對一些簡(jiǎn)單的過(guò)程也要制定繁雜的方法加以控制，導致企業(yè)浪費管理成本。
四、如何做好現場(chǎng)審核記錄
審核記錄是審核員在現場(chǎng)審核中的一項基本工作，審核記錄的好壞，不僅直接關(guān)系到一次質(zhì)量管理體系審核的質(zhì)量，也體現了一名審核員把握現場(chǎng)審核的能力。那么如何做好現場(chǎng)審核記錄，提高審核質(zhì)量呢？
在每一次的審核中，我們會(huì )接觸到大量的信息。許多信息與審核目的、范圍、準則有關(guān)，但也有的信息與審核目的、范圍、準則無(wú)關(guān)，后者不是審核證據，前者如果未經(jīng)證實(shí)也不是審核證據，凡是不屬于審核證據的信息則是不需要記錄的。因此，審核證據和審核發(fā)現的記錄應堅持以下原則：
1.反映抽樣量
審核是通過(guò)適當的抽樣進(jìn)行的，比如抽查了多少文件、記錄，觀(guān)察了多少活動(dòng)、產(chǎn)品實(shí)物、工作現場(chǎng)等。適當的抽樣，就是審核所獲得的樣本量對總體應有一定代表性。抽樣量太少，則不具備代表性或可信度不高。
為表明抽樣量對審核結論和認證決定的支持，審核員在現場(chǎng)審核時(shí)應首先詢(xún)問(wèn)抽樣對象在審核期內的總量，再根據3%-5%的貫例決定抽樣量，并在審核記錄中詳細記錄，以明確反映審核抽樣的情況。
2.有可重現、可追溯性
證據的一個(gè)重要屬性是“真實(shí)”性，審核記錄所反映的審核證據必須是真實(shí)存在的，具有可重現性，如果由他人重新審核，完全可再次查到。
因此，審核員在現場(chǎng)審核中與員工、其他人面談時(shí)，要記下有關(guān)人員的姓名、所屬部門(mén)；審核文件、記錄時(shí)，要記下有關(guān)文件名稱(chēng)、記錄的編號；檢查儀器、設備時(shí)，要記下有關(guān)儀器、設備的編碼/編號。
3.要適度簡(jiǎn)明扼要
實(shí)際審核經(jīng)驗告訴我們，現場(chǎng)審核必須嚴格控制記錄的時(shí)間，以便能利用更多的時(shí)間來(lái)進(jìn)行審核調查。
