一、 首次會(huì )議雙方人員的介紹
首次會(huì )議開(kāi)始，一般審核組長(cháng)應簡(jiǎn)單介紹審核組的成員。
規范的介紹應是：×××，國家高級審核員、審核員、實(shí)習審核員或技術(shù)專(zhuān)家，此時(shí)被介紹的審核組成員應起立，向受審核方人員頷首致意。在介紹時(shí)不宜給審核員人員冠以原有的職務(wù)，如×××處長(cháng)、局長(cháng)、科長(cháng)等，以免其原有的行政職務(wù)給審核雙方在心理上帶來(lái)影響。
另外，除技術(shù)專(zhuān)家外也不宜稱(chēng)×××工程師，更不要輕易自稱(chēng)×××老師。
當請受審核方介紹出席會(huì )議的相關(guān)人員時(shí)，所有的審核員都應全神貫注，認真、友好地注視被介紹的人員。為便于介紹，在就座時(shí)審核組人員應盡量面對受審核方人員；如果受審核方人員不得已坐在審核組背面時(shí)，介紹時(shí)亦應回頭注視被介紹對象。決不應該表現得漫不經(jīng)心，甚至只顧埋頭看自己的文件或與其他審核員交頭接耳、竊竊私語(yǔ)。
二、 關(guān)于保密的承諾
首次會(huì )議上，審核組長(cháng)應申明審核人員的保密守則、承諾保守受審核方的技術(shù)、管理、商業(yè)乃至本次審核的信息等秘密。但表述的方式應得當，不宜直接在會(huì )議上問(wèn)對方“有沒(méi)有保密的信息、部門(mén)或區域？”甚至承諾“如果有我們可以不去審核”。
因為無(wú)論什么組織總有這樣那樣不愿意第二方知道的秘密，尤其是一些產(chǎn)品技術(shù)含量較高的企業(yè)，一般不愿意對外說(shuō)自己的企業(yè)或產(chǎn)品沒(méi)有什么技術(shù)機密。所以，恰當的做法應是在承諾保密的前提下，對受審核方有不宜對第二方公開(kāi)的秘密場(chǎng)所、過(guò)程、資料等，請陪同人員及時(shí)提醒審核員，如果審核員若認為不去涉及上述保密的內容不會(huì )影響對體系運行符合性和有效性的評價(jià)，審核員可以不去涉及；但是若必須對上述保密的內容實(shí)施抽樣核查方能驗證體系運行的符合性和有效性時(shí)，還要請受審核方給以配合和支持，但要承諾對看到的所有相關(guān)信息嚴格保密。
三、末次會(huì )議的召開(kāi)
末次會(huì )議之前，一般審核組應與受審核方領(lǐng)導溝通，反饋審核的情況、確認發(fā)現的不符合項事實(shí)及審核結論，然后再召開(kāi)審核末次會(huì )議。
無(wú)論是末次會(huì )議，還是之前的審核情況反饋溝通，均應由組長(cháng)一人代表審核組向對方反饋和陳述。因此，在正式反饋前，審核組內部的認真、慎重、仔細的交流就非常的必要。
組長(cháng)應在內部溝通中集思廣益、準確匯總和取舍各審核員審核活動(dòng)中的全部審核發(fā)現，并確定代表審核組向受審核方正式反饋的結論性的意見(jiàn)。這種正式的反饋不宜由審核組成員分別陳述各自的意見(jiàn)，因為諸多因素使得各審核員在對標準的理解和應用上存在不同程度的差異，尤其是涉及到產(chǎn)品形成過(guò)程的具體技術(shù)、工藝等問(wèn)題的個(gè)人意見(jiàn)難以把握，往往會(huì )因為個(gè)人對標準理解不一定準確，從而造成不好的影響。
因此，要確保審核末次會(huì )議的嚴肅性和鄭重性，應嚴格按照規定的流程進(jìn)行，審核組的成員要自始至終參加末次會(huì )議，切忌審核員以各種理由缺席、早退。
再就是對受審核方體系運行的評價(jià)和審核結論的表述應實(shí)事求是，要與審核的發(fā)現相對應。如，有的審核組長(cháng)習慣先對受審核方給以過(guò)多的褒獎溢美之詞，繼而又宣布了諸多的不符合項和觀(guān)察問(wèn)題，前后很不協(xié)調，會(huì )使受審核方覺(jué)得審核組言不由衷，缺乏誠意。
另外，審核的結論還是按照規范表述：未發(fā)現不符合項，推薦認證通過(guò)；發(fā)現了不符合項，待其有效糾正后推薦認證通過(guò)。不提倡輕易越權宣布“通過(guò)了認證”。
